Bra konferensanläggning

För att få ut så mycket som möjligt av en konferens är det viktigt att välja ett bra konferenshotell. Den här sidan riktar sig till dig som ska anordna en konferens och är på jakt efter en bra konferensanläggning. Vad ska då en riktigt bra konferensanläggning kunna erbjuda?

Budget och antal deltagare

Till att börja med är det bra om du har en budget klar innan du börjar leta efter en passande konferensanläggning. Du kan då sålla bort alla alternativ som uppenbarligen är för dyra och koncentrera dig på de hotell som i övrigt uppfyller de önskemål du har. Antal deltagare på konferensen är nästa siffra du kan använda för att sålla bland anläggningarna. Ju större konferens desto färre anläggningar behöver du välja bland.

Konferensanläggningens lokaler

Konferensanläggningens lokaler är väldigt avgörande för hur bra konferensen blir. Hotellet måste naturligtvis ha kapacitet för alla deltagare. Planerar du en mindre konferens kan du gärna titta på mindre anläggningar. En fördel med mindre anläggningar är att deltagarna inte behöver dela utrymmet med deltagare från andra konferenser. En fördel med större anläggningar, även om man har få deltagare på konferensen, är att större anläggningar ofta har allt som behövs.

Det bör finnas tillräckligt med rum för att erbjuda övernattningsmöjligheter för alla deltagare och den huvudsakliga konferenslokalen bör vara stor nog att rymma alla. Om ni vill dela upp sällskapet i grupper för mindre föreläsningar är det viktigt att det finns tillgång till seminarierum. I övrigt bör hotellet kunna erbjuda sällskapsrum som kan nyttjas för till exempel fikapauser. Det är bra om deltagarna har någonstans att dra sig tillbaka för en stunds avslappning.

En bra konferensanläggning har

• Rum till alla deltagarna
• En större konferenslokal
• Mindre rum för mindre föreläsningar och workshops
• Bra sällskapsytor för avslappning

Tekniska krav på en konferensanläggning

Det är viktigt att konferenshotellet redan har tillgång till all nödvändig teknisk utrustning. Du vill slippa kostnader för inhyrning av sådant. Högtalaranläggning, projektorer, kostnadsfri trådlös och trådbunden internetanslutning samt utrustning för uppspelning av DVD- och CD-skivor bör finnas tillgängligt. Om man även behöver utrustning för videoinspelning eller videokonferenser är det en fördel om hotellet har möjlighet att erbjuda detta. Whiteboardtavlor, pennor och anteckningsblock bör dessutom vara inkluderade i priset för konferensen. Det är också bra om hotellpersonalen har den nödvändiga tekniska kunskapen för att kunna arrangera allt som behövs, samt för att kunna lösa eventuella problem som uppstår.

Kontrollera ifall anläggningen har följande

• Högtalaranläggning
• Projektorer
• Internetanslutning tillgänglig för deltagarna
• Whiteboardtavlor, pennor och anteckningsblock

Konferensanläggningens läge och transportförbindelser

Två andra tungt vägande faktorer som avgör en konferensanläggnings lämplighet är läge och transportförbindelser. För de flesta företag är en konferens en chans att komma bort från vardagen till en miljö där det är tänkt att personalen både ska utbildas och få knyta kontakter. Av denna anledning kan det vara bra om hotellet ligger avskilt och inte i samma stad där verksamheten normalt är förlagd. Samtidigt får det inte ligga för avskilt: det ska vara lätt att ta sig dit. Förväntar man sig utländska deltagare, eller deltagare som normalt är utspridda i Sverige, kan det vara bra om det ligger en flygplats i närheten. Annars är goda tågförbindelser, helst utan för många byten, en förutsättning. Om man räknar med att de flesta deltagare tar sig dit på egen hand, är det också viktigt att hotellet kan erbjuda fri parkering. Hur man tar sig till och från anläggningen ska konferenshotellet kunna svara på.

Kontrollera följande med konferensanläggningen

• Hur tar man sig enklast till och från anläggningen?
• Vad är närmaste flygplats?
• Vad är närmaste tågstation?
• Har de fri parkering?

Mat och dryck

Maten är en annan betydelsefull komponent i en bra konferens, och därför ska hotellet kunna erbjuda inte bara god och vällagad mat utan även ha möjlighet att tillgodose diverse kostönskemål som allergianpassade rätter. Det är också bra om det finns möjlighet att få maten serverad när det önskas, så att konferensschemat inte måste anpassas efter kökets öppettider. Helst ska sådant som mineralvatten, frukt och godis ingå i priset för själva konferensen. Om möjlighet finns till att arrangera exempelvis vin- eller chokladprovningar kan detta bli en uppskattad aktivitet för deltagarna.

Aktiviteter på konferensen

Om aktiviteter då är inplanerade, är det bra om hotellet har så mycket som möjligt att erbjuda – både utomhus och inomhus. Vad som räknas som bra aktiviteter beror naturligtvis på vad syftet är med själva konferensen. Vill man främst fokusera på kulturella upplevelser, kan ett hotell beläget i en stad eller i ett historiskt betydande område erbjuda de bästa lösningarna. Museibesök och stadsrundvandringar brukar vara populärt. Om målet är att organisera utomhusaktiviteter som fokuserar på att bygga en laganda är ett hotell som ligger nära naturen mer lämpligt.

Fakturering och miljöpolicy

För att deltagarna ska trivas är det bra om hotellet har kunnig och kompetent personal. Det kan vara svårt att kontrollera innan ni åker dit. Vad ni dock kan kontrollera är att prissättningen och faktureringen är lättöverskådlig och transparent. Om det är viktigt för er personal att ert företag är miljövänligt är det också viktigt att konferenshotellet är det. Kontrollera vad hotellet har för miljöpolicy.

Category: Företag